Rigtig god ting at tage op! Hurra for det!

Jeg er helt enig i præmissen...

1: Jeg går generelt ind for at være så serviceminded som overhovedet muligt når jeg laver arrangementer, Derfor mener jeg, man bør kunne give folk deres betalinger tilbage, så længe, det ikke er til gene for arrangementet. Man sætter normalt sidste betalingsfrist fordi den dato er ved at være sidste chance for at få styr på økonomien i projektet, så man kan planlægge det i detaljer. Derfor dur det ikke, at skulle betale penge tilbage efter den frist. Så jeg synes det er rimeligt at holde på folks penge, hvis de melder fra efter fristen. 

Det hjælper ikke Von And-folkene rundt omkring. Men måske kan det lade sig gøre at lave en slags strafordning som afskrækker folk fra at snige systemet? Eller er det på den anden side et rigtigt problem? tror vi det bliver brugt sådan ofte?

2: Jeg går ind for rigtig meget åbenhed, så længe det ikke er problematisk for oplevelsen. Derfor mener jeg godt man kan lægge et budget op før scenariet, hvilket vi for eksempel gjorde til Babylon. Der gjorde vi det meget overordnet, så folk ikke kunne gennemskue præcis hvad vi planlagde, men jeg synes egentlig det er ok at lade folk få en ide om pengene går til god mad, en flot setting eller sov til hjælperne.

Jeg har lagt vores offentlige budget fra dengang op her: Offentligt budget for Babylon. Vi lagde det op for at komme en række diskussioner af vores prioriteringer i forkøbet. Workshopen er udspecificeret fordi der var et par stykker der spurgte til hvad det kostede at have 45 spillere og 10 arrangører i en hytte i en weekend..

For at svare på det sidste. Jeg vil hellere have deltagere end kunder. Derfor vil jeg ikke kalde det for billetter. Men uanset, vil jeg gerne opfylde de to ovenstående holdninger, så jeg synes ikke, der er den store forskel lige her...

-Søren

En løsning på Von And effekten kunne da "bare" være at fraregne "gebyr" beløbet i det som folk skal have tilbage.

Sådan at hvis folk melder sig til lang tid før og melder sig fra kort før, så får de altså ikke alle deres penge tilbage, fordi man giver dem samme straf for at bestemme sig sent, som man giver folk der betaler sent. ;)

Jeg er glad for at debatten tages op.

Som jeg ser det giver man ikke senere betalere en straf. Man giver snarere tidlige betalere en bonus ud fra logikken: 300 kr. et halvt år før scenariet er lige så meget værd som 600 kr. en uge før scenariet fordi tidlige betalinger gør at man ikke behøver ligge ud selv. Og den fordel vil man gerne give videre til spillerne. Jeg ville derfor have det dårligt med at opfinde strafgebyrer. Så vil jeg egentlig hellere bare forbyde folk at melde sig fra -- og selvfølgelig lade dem sælge billetterne videre.

Kunne man ikke tænke helt ud af boksen? Finde på en helt ny måde at drive betalinger og billetter på som ikke bare er en forlængelse af det gamle -- bare med gebyrer som i 'den rigtige verden'.

Spændende emne!

Ad 1)

Den er rigtig svær. Vi havde problemet til Krigslive hvor folk tilmeldte sig og så var der nogle der meldte fra f.eks. i ugen op til scenariet som havde betalt. Nogle af dem som ikke havde betalt regnede så bare med, at de kunne købe dem der havde meldt fra's billetter fra dem, og så var alt godt. Men i vores regnskab havde vi jo på det tidspunkt købt ind efter at alle tilmeldte, om de havde betalt eller ej, skulle have f.eks. mad. Så vi kan ikke bare lade "billetter" blive solgt mellem folk. Det tog ret lang tid at forklare en masse forskellige mennesker.

Udover at man kan løse en del af sådanne problemer ved at skrive klart og tydeligt hvad betingelserne er (og det tror jeg kan blive nødvendigt her), så kan man også se lidt på hvornår man har udgifterne. Til de fleste arrangementer jeg har været med til at lave har 90% af udgifterne (eller mere) ligget i en måned før scenariet og fremefter. Så at lægge sidste betaling f.eks. 1½ måned før og gøre klart at ved sidste tilmelding forsvinder muligheden for at få sin betaling tilbage synes jeg ikke der er noget galt i.

Jeg har ikke lige en god ud-af-boksen løsning/ide.

Ad 2)

Jeg er stor fortaler for gennemsigtighed (som jeg har skrevet en længere smøre om her: http://www.idenmoerkeskov.dk/?p=246). Man skal naturligvis ikke give alle detaljer til alle folk, men nogle overordnede poster og en kort forklaring gør rigtig meget for at få folk til at acceptere en given pris - gerne kombineret med en beskrivelse af hvad der sker med et eventuelt overskud. Vi har gjort det til Udskud: http://udskud.dk/?page_id=86. Jeg kan ikke se der står noget i det budget, som folk kan diskutere på forhånd som er skadeligt - og ellers skal man huske på at et budget er et arbejdsredskab, ikke en checkliste eller en liste over løfter.

Jeg tror behovet lidt kommer af, at scenarierne så småt kommer over spinke-budget. At der er penge til at lave tingene ordentligt og til at betale sig fra nogle opgaver som ellers ville være umulige at lave. At der sågar vil være lidt penge til at kompensere enkelte af arrangørerne for deres arbejde, hvis man ønskede. Så når folk tænker "Jamen jeg skal jo bare have med og location er gratis og jeg tager selv telt med" så virker der til at være et gap til de 500 DKK som de betaler for Krigslive.

Jeg tror de fleste deltagere vil acceptere f.eks. lønnede arrangører, penge til bestikkelse af ukrainske politifolk og betaling af arrangørernes taxaer til og fra location og arbejde i opsætningsugen (eller hvad andre "frådserier" arrangører kunne finde på) hvis de fik det at vide. Budgettet er et godt sted til sådan noget. Til kontrast vil jeg tilføje at jeg tror der bliver ramaskrig hvis nogle arrangører er lønnende og spillerne intet fik at vide.

Efter arrangementet mener jeg godt man kan præsentere et regnskab der har de samme poster som budgettet, så man kan sammenligne lidt. Dog er det min erfaring at de fleste spillere er ravende ligeglade hvis de ellers synes de havde et godt scenarie og ikke syntes der var et stort misforhold mellem det de betalte og den ydelse de fik.

Puha, jeg er ved at være groft i undertal, når det drejer sig om det her emne, kan jeg se. Nå, det er vel blot en udfordring.

At scenarier ses som et produkt man køber, er en tendens, jeg ville modarbejde med 100% kampgejst og stålhat, hvis jeg var "miljøet." Der er én grundlæggende forskel på et købeprodukt, og de fleste scenarier lige nu, navnligt den, at det ene er privat arrangeret og har profit som mål, mens det andet er socialt arrangeret og har deltagertilfredshed som mål.

Hvis vi lige hiver "tak for lort"-debatten ind her, så ville jeg ALDRIG, sige tak for lort, til en privat organiseret, profitorienteret arrangørgruppe. Men jeg vil med glæde gøre det til alternativet. Forskellen er, at hvis nogen tjener på det, så har de fandme også bare at levere et solidt produkt. Jeg kan ikke så godt kræve det samme, af en forening, hvis ultimative mål er at ha' det fedt.

Derfor har jeg også et ret entydigt svar på begge spørgsmål (idet jeg finder det socialt arrangerede langt at foretrække i forhold til det modsatte):

1) Inden for rimelighedens grænser. Overordnet set er det op til den enkelte forening, dets medlemmer og dennes ledelse, om økonomien kan holde til det. Og da

2) Regnskabet og budgettet naturligvis skal være offentligt tilgængeligt, vil det være nemt at sætte sig ind i, hvornår det er rimeligt og ikke-rimeligt, ikke at refundere et betalt beløb ved afmelding.

Det er ikke en eller andet hippie-vi-klarer-det-bedst-sammen attitude der ligger bag det ovenstående. Det gør det derimod langt mere overskueligt, rart og grænsenedbrydende at arrangere det i foreningsregi.

Til banebrydende eller kollosale scenarier vil et fuldt-refunderbart gebyr med et lukket budget og regnskab, privat organiseret, sagtens kunne virke. Men, forudsat det foreningsarrangerede er standarden, åbne regnskaber og en konkret vurdering fra scenarie til scenarie giver den største brugertilfredshed - i hvert fald med hensyn til det to spørgsmål du stiller.

Men Casper... Hvad så med spillere der har dine forventninger til "private profitorienterede" scenarier til små "sociale" scenarier? Hvornår kan man tillade sig at sige: Det der er hvad du kan få for dine sølle 500 kr. Slut!

I forlængelse af hvad Troels siger:

Jeg mener ikke at man for sine "sølle 500 kr" har retten til at få tilsendt regnskaber, budgetter, referater af arrangørmøder osv. Hvis man i forbindelse med et scenarie eller efter et scenarie har lyst til at engagere sig i den forening man har været til scenarie med, skal man være velkommen til det -- så skal man nok få alle de budgetter man drømmer om. Men som deltager til et enkelt arrangement? Nej.

Bierlich;

Man har måske ikke ret til den slags ting - men hvad er skaden ved at gøre det? Der er nogle ting der naturligvis er bedst at holde internt, men der er også mange ting man sagtens kan offentliggøre. Hvis man kan lave et budget der kan fremvises offentligt, hvorfor så ikke gøre det?

Jeg kan godt se, at formuleringen var uheldig. Det er ikke fordi jeg vil holde noget for mig selv -- det er mere fordi den tid det tager at bearbejde og fremlægge budgetter og regnskaber så de kan fremlægges for spillerne kræver tid som jeg hellere vil bruge på at arrangere rollespil for dem -- i hvert fald som arrangør på frivillig basis.

Eksempel: I forbindelse med fremlæggelsen af budgetter til Babylon var det ret tydeligt, at arrangørerne herefter måtte bruge lang tid på at forklare deres prioriteringer og diskutere de økonomiske valg de havde gjort. Jeg er ikke interesseret i at bruge min tid på den diskussion, for jeg mener den har svært ved at være konstruktiv. Hvad siger Babylon-folkene? Fik I noget ud af de diskussioner I måtte have med spillerne som konsekvens af, at I fremlagde budgetterne?

Nu er det jo ikke alt arbejde man laver, der direkte giver et udbytte - men derfor kan det godt være nødvendigt eller indirekte give noget.

Personligt var jeg godt klar over at et scenarie som Babylon var et fund til 1500 DKK, men det var ikke alle der havde det sådan. At fremlægge et budget gav folk en forståelse for hvad pengene gik til.

Til Udskud har vi smidt et offentligt budget op. Vi tog hovedpunkterne fra vores eget budget og skrev en kort forklaring til hver. Det har taget maksimalt en time efter budgettet var lavet. Det tror jeg er en time givet godt ud, specielt fordi mange har spurgt til prisen for scenariet. Når folk ellers har fundet / fået vist budgettet, har der ikke været flere spørgsmål. For mig virker det som tid givet godt ud.